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Die r.connect.Exchange Erweiterung zur vollständigen Anbindung von SelectLine an Microsoft Exchange nennt sich r.connect.SL.
Mit r.connect.SL erweitern Sie Ihre vorhandene SelectLine Lösung um die Möglichkeit E-Mails, Kontakte und Termine mit einem oder mehreren Microsoft Exchange Servern zu synchronisieren. In Zusammenarbeit mit dem SelectLine-Team wurde eine bestmögliche Integration der Mircosoft Exchange Informationen in die SelectLine gefunden.
Arbeiten Sie wie gewohnt mit Terminen, Kontakten und E-Mails, mit dem einzigen Unterschied das nun alle Informationen zwischen dem Microsoft Exchange und SelectLine ausgetauscht werden. Schreiben Sie also zukünftig E-Mails auf Ihrem Handy, dem Notebook oder iPad und trotzdem sind alle Informationen in der Kundenakte hinterlegt. Spontan auf dem Handy einen neuen Termin anlegen? Kein Problem, der Termin landet unmittelbar in der SelectLine.
Auch Ihre Kontakte aus der SelectLine haben Sie nun immer und überall dabei. Ob direkt in Ihrem Outlook oder auf Ihrem Handy Sie finden immer den gewünschten Ansprechpartner.
Die Anbindung von Ihrer SelectLine an den Exchange Server erhöht den Komfort, die Produktivität und verbessert das prozesssichere Arbeiten in Ihrem Unternehmen.
Mit r.connect.SL wird Ihr Exchange Postfach vollautomatisch mit Ihrer SelectLine synchronisiert. Es spielt keine Rolle, ob Sie eine E-Mail über das Microsoft Outlook, über Ihr Handy oder über SelectLine selber schreiben, die E-Mail wird im Hintergrund direkt der Kundenakte zugeordnet.
Auch eingehende E-Mails landen direkt in der SelectLine, so dass Sie frei entscheiden können mit welcher Anwendung Sie Ihre E-Mail-Kommunikation abwickeln möchten.
Ein weiteres Leistungsmerkmal ist die direkte Bereitstellung aller Anhänge im SelectLine-Journal. Bekommen Sie von einem Ansprechpartner wichtige Unterlagen zugeschickt, so werden diese automatisch aus der E-Mail ausgelesen und in der Kundenakte hinterlegt. Durch diese Automatik können Ihre Kollegen unmittelbar nach dem E-Mail Eingang die Dokumente in der SelectLine finden.
Es ist nicht mehr notwendig E-Mails weiterzuleiten oder einen Kollegen nach einer gesuchten E-Mail zu fragen – mit r.connect.SL arbeiten Sie prozesssicher und vollständig!
Mit r.connect.SL kann der in SelectLine integrierte E-Mail-Client wie gewohnt weiter genutzt werden. Durch die nahtlose Integration der Microsoft Exchange Informationen werden die bekannten Funktionen weiter aufgewertet.
Terminplanung ist heute allgegenwärtig, ob beim Telefonat, durch eine eingehende E-Mail, im Meeting oder vor Ort bei einem Kundentermin – überall muss man seine Termine kennen und in der Lage sein neue Termine festzulegen.
Umso wichtiger ist ein allgemeiner, vollständiger Kalender. Diese Aufgabe übernimmt r.connect.SL für Sie. Durch die Synchronisation zwischen SelectLine und Ihrem Microsoft Exchage Kalender können Sie auf dem Handy, Laptop, Tablet oder in der SelectLine Ihre Termine planen. Sie haben in allen Anwendungen immer den gleichen Stand und laufen nicht die Gefahr einen Termin zu vergessen oder Zeiten doppelt zu belegen. Auch wenn Sie nicht im Büro sind und einer Ihrer Kollegen trägt einen Termin in der SelectLine für Sie ein, so bekommen Sie diesen unmittelbar auf Ihr Handy gespielt. Erleichtern Sie sich Ihre Arbeit mit r.connect.SL!
Erleichtern Sie sich Ihre tägliche Arbeit indem Sie immer alle Kontakte aus der SelectLine zur Verfügung haben.
Durch den vollautomatischen Abgleich der Ansprechpartner mit Ihrem Microsoft Exchange Postfach, haben Sie zukünftig auf Ihrem Handy, iPad, Laptop und sogar in Ihrem Auto die gewünschten Gesprächspartner und Adressen parat.
Hierbei kann im r.connect.SL entschieden werden welche Adressen Sie überspielt bekommen sollen oder nicht, so dass Sie immer genau die Daten zur Verfügung haben, die Sie benötigen.
Die Installation und Basis-Konfiguration von r.connect.SL übernehmen wir gerne für Sie. Die Einrichtung kann sowohl aus der Ferne/Remote, als auch im Rahmen eines Vor Ort Besuch vorgenommen werden.
Falls Sie zuvor eine Live-Demo/Präsentation der Lösung wünschen, so zögern Sie nicht – gerne stellen wir Ihnen r.connect.SL live vor.
Gerne rufen wir Sie auch zurück, hinterlassen Sie einfach eine kurze Nachricht.
Die r.connect.SL Lösung setzt sich aus zwei Komponenten zusammen. Zum einen handelt es sich um das Hauptmodul r.connect.Exchange und um den Connector r.connect.SL. Beide Module sind Voraussetzung zur Nutzung von r.connect.SL und somit Bestandteil der Lösung.
Jeder Benutzer benötigt eine gültige Mailbox-Lizenz, um die Anbindung nutzen zu können. Diese Lizenzen werden in den unten aufgeführten Lizenzpaketen angeboten.
Angaben in Euro, netto
In diesem Projekt wurden wir angesprochen, da die eingesetzte CRM-Software (SELECTLINE/ProKontakt) nur eine unzureichende E-Mail-Unterstützung bietet. Der Kunde hatte klare Vorstellungen über automatische Prozesse die beim Eingang einer E-Mail abgearbeitet werden sollen. Dieser Workflow konnte jedoch nicht mit den Board-Mitteln des eingesetzten Systems realisiert werden.
Gemeinsam mit dem Kunden wurde daraufhin eine Lösung umgesetzt: r.connect.ProKontakt
Im ersten Projektschritt sollten alle E-Mails, die an die Firma geschickt werden, analysiert und entsprechend der Informationen in die passende Kundenakte abgelegt werden. Mit dieser Anpassung sollte man dem Ziel des Single Point of Truth (SPOT) näherkommen. Da r.connect.ProKontakt die Daten des Exchage Servers einfach und strukturiert auf SQL-Ebene zur Verfügung stellt, war die anschließende Integration in die CRM-Software schnell erledigt.
Nachdem die Integration des E-Mail-Verkehrs umgesetzt wurde, entstanden direkt weitere Anforderungen die durch r.connect.ProKontakt abgedeckt werden konnten. So bestand die Aufgabe, dass alle eingehen Faxe ebenfalls in die Kundenakte gespielt werden sollten. Da diese auch auf ein Microsoft Exchange-Postfach eingingen, konnte diese Anforderung binnen kürzester Zeit ebenfalls umgesetzt werden. Durch den Einsatz von r.connect.ProKontakt musste auf der Datenbank lediglich das FAX-Postfach eingebunden, der Anhand der E-Mail (das eigentlich Fax) ausgelesen und in die Kundenakte gespeichert werden. Es wurde keine neue Software programmiert und keine neuen Komponenten installiert – die Aufgabenstellung konnte vollständig über die Datenbank gelöst werden!
Den Namen THVi trägt das CRM-System eines unserer Kunden. Das THVi bietet umfangreiche Funktionen die für die tägliche Arbeit unabdingbar sind und hatte zu dem Zeitpunkt der Projektanfrage auch schon eine Schnittstelle, für den E-Mail versandt und E-Mail empfang, integriert. So hat das THVi immer schon den E-Mail-Verkehr prozesssicher mit der Kundenakte verbunden.
Mit Weiterentwicklung der technischen Möglichkeiten und Einsatzgebiete, entstanden aber auch neue, größere Anforderungen an die Integration von Microsoft Exchange Informationen in das THVi.
Es sollte möglich sein das nicht nur E-Mails, sondern auch Kontakt, Aufgaben und Termine mit dem Microsoft Exchange synchronisiert werden. Zugleich sollte es keine Rolle mehr spielen ob an welcher Stelle man Änderungen vornimmt – im THVi, im Microsoft Outlook, auf dem Handy, auf dem iPad usw.
Egal an welcher Stelle Daten angefasst werden, diese Daten sind mit dem Hauptsystem, dem THVi, zu synchronisieren.
Wir konnten gemeinsam mit dem Kunden eine Lösung entwerfen die auf Basis des r.connect.Exchange alle gestellten Anforderungen abdeckt – r.connect.THVi.
Das Ziel eines einheitlichen Posteingangs war die große Überschrift als das Thema E-Mail-Integration eingeplant wurde.
Bei der Vielzahl von Kommunikationskanälen ist es schwer den Überblick zu behalten. Es gibt hausinterne Nachrichten (CRM-System, Telefonie, Chat usw.) und externe Kommunikationen beispielsweise via E-Mail.
Im Rahmen der E-Mail Schnittstelle wurde somit nicht nur der Fokus daraufgelegt, dass die E-Mails zwischen THVi und Microsoft Exchange abgeglichen werden – es wurde eine vollständige Kommunikationslösung umgesetzt die als Resultat einen einheitlichen Posteingang bereitstellt. Der Kunde hat in seinem THVi Posteingang sowohl alle internen Nachrichten als auch alle externen Nachrichten. Gleiches gilt für den Posteingang in seinem Microsoft Exchange Posteingang. Kombiniert mit der Synchronisation des „gelesen Status“, kann nun jeder Mitarbeiter mit nur einem Blick auf sein THVi, Microsoft Outlook, Handy oder Tablet seine vollständige Kommunikation einsehen und bearbeiten.
Die Verwaltung von Terminen stellt auch schnell eine Herausforderung dar, wenn man von jeder Plattform Termine anlegen, bearbeiten und löschen möchte.
Habe ich einen Termin in meinem CRM-System, hier dem THVi, angelegt, dann möchte man diesen Termin direkt auf dem Handy, im Outlook und auch auf dem Tablet sehen. Genauso soll ein Termin, der in einem dieser Systeme angelegt wurde, auch im CRM-System eingetragen werden.
Auch hier konnte r.connect.THVi sein Potential zeigen. Die einfache Synchronisation von Terminen mit Microsoft Exchange Kalendern, auf Basis von Datenbank-Tabellen hat eine hervorragende Grundlage zur Bearbeitung der Anforderungen geschaffen.
So spielt es heute keine Rolle mehr an welchem Gerät die Terminverwaltung und Terminplanung vorgenommen wird – die Daten werden vereinheitlicht und überall vollständig dargestellt.
Mit der Synchronisation von E-Mails und Terminen wurde im nächsten Schritt die Synchronisation von Kontakten/Ansprechpartner geplant.
Denkt man an Kontakte, so kann es schnell passieren das man die eigentliche Aufgabe unterschätzt. Es mag Lösung Szenarien geben, bei denen ein einfache, vollständige Synchronisation der kompletten Kontakt-Daten möglich ist – doch in der Regel befinden sich in den CRM-Daten zu viele Ansprechpartner, als das eine solche Umsetzung zielführend ist.
Für die Kontakt-Synchronisation mit dem THVi war eine vollständige Synchronisation ebenfalls keine Option – der Adress-Stamm umfasst hier mehr als 90.000 Ansprechpartner!
So wurden im ersten Schritt Kriterien ermittelt die für jeden Benutzer definieren, welche Kontakte er mit in die Synchronisation bekommt. Ist der Mitarbeiter der Kundenbetreuer des Kunden, hat der Mitarbeiter in den letzten sechs Monaten Kontakt (E-Mail, Telefon, usw.) mit dem Kontakt gehabt….
Diese Kriterien wurden gesammelt und zusammengeführt, so dass am Ende für jeden Mitarbeiter ein dynamisch wachsender und schrumpfender Kontakt-Stamm entstanden ist. Mit dieser Methode können die Mitarbeiter sich darauf verlassen, dass immer die Kontakte verfügbar sind die benötigt werden.
Eine Aufgabenverwaltung gehört in jeden Werkzeugkasten eines CRM-Systems. Im Falle des THVis werden Aufgaben über eine Wiedervorlage verwaltet, so dass geplant werden kann wann welche Aufgabe mit welcher Priorität und mit welchem Termin bearbeitet werden soll.
Diese geplanten Aufgaben immer einsehen, bearbeiten und sogar neue hinzufügen zu können, war das Ziel der Aufgaben-Synchronisation.
Da die sich die Felder der Aufgaben im Microsoft Exchange zu einem großen Teil mit den Aufgaben aus dem THVi überschneiden, hat sich die Nutzung angeboten.
So können THVi Benutzer heute alle Aufgaben sowohl im THVi als auch im Microsoft Outlook, auf dem Handy oder auf dem Tablett einsehen, bearbeiten und planen.
Im Rahmen einer Prozessoptimierung eines großes Chemie-Unternehmens stellte sich die Anforderung schnell und einfach RFID-Etiketten erstellen zu können. Diese Etiketten sollten dann unmittelbar und automatisch in die vorhanden Prozesskette mit eingebunden werden. Dazu mussten die Anwender in der Lage sein, über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die für das Etikett und das RFID-Tag relevanten Daten einzugeben. Anschließend muss dann der Drucker angesteuert werden, um das Etikett inkl. RFID-Tag zu erstellen.
Die Komplexität dieser Aufgabe lag in den Rahmenbedingungen – möglichst geringer Aufwand für Mitarbeiterschulungen, Installation und Bereitstellung.
Die Lösung besteht aus einem Excel-Dokument, welches durch Programmierung und Customizing zu einem einfachen Eingabe-Formular umgewandelt wurde. Die Datenaufbereitung, die Berechnungen, die Kommunikation mit dem Drucker und alle Validierungen werden vollautomatisch im Hintergrund durchgeführt.
Mit dieser Lösung haben wir den Kunden überzeugen!
Die Benutzer kannten Excel und durch das Anpassen der Oberflächen und vereinfachen der Darstellung ist ein Formular in einem vertrautem Arbeitsumfeld entstanden. Als die Lösung in Betrieb genommen wurde gab es (bis heute!) keine Rückfrage zur Bedienung und das ganz ohne Schulungen!
Auch für die Installation & Bereitstellung war die Nutzung der Excel-Datei goldrichtig. Zwar stieg die Komplexität in der Programmierung etwas an, jedoch ist das Fazit aus Kundensicht hervorragend. Die Datei kann im Netzwerk hinterlegt oder lokal auf die Arbeitsplätze kopiert werden. Somit gibt es keinen messbaren Aufwand für die Installation und Bereitstellung.
Die Lösung ist nun bereits seit Monaten aktiv und das Feedback ist durchgehend positiv. Dies ist eines der Beispiele dafür, dass nur durch klare Kommunikation der Anforderungen die maßgeschneiderte Lösung gefunden werden kann.
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