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The r.connect.Exchange Extension to fully connect SelectLine to Microsoft Exchange is called r.connect.SL.
With r.connect.SL you extend your existing SelectLine solution with the possibility to synchronize emails, contacts and appointments with one or more Microsoft Exchange servers. In cooperation with the SelectLine team a best possible integration of the Mircosoft Exchange information into the SelectLine was found.
Work as usual with appointments, contacts and e-mails, with the only difference that all information is now exchanged between Microsoft Exchange and SelectLine. So in the future you can write e-mails on your mobile phone, notebook or iPad and still all information is stored in the customer file. Create a new appointment spontaneously on your mobile phone? No problem, the appointment is immediately transferred to the SelectLine.
Your contacts from the SelectLine are now always with you, wherever you are. Whether directly in your Outlook or on your mobile you always find the desired contact person.
The connection of your SelectLine to the Exchange Server increases comfort, productivity and improves process reliability in your company.
With r.connect.SL your Exchange mailbox is automatically synchronized with your SelectLine. It doesn't matter whether you write an e-mail via Microsoft Outlook, via your mobile phone or via SelectLine itself, the e-mail is directly assigned to the customer file in the background.
Incoming e-mails also end up directly in the SelectLine, so that you can freely decide which application you want to use for your e-mail communication.
A further feature is the direct provision of all attachments in the SelectLine Journal. If you receive important documents from a contact person, these are automatically read from the e-mail and stored in the customer file. This automatic process enables your colleagues to find the documents in the SelectLine immediately after they receive the e-mail.
It is no longer necessary to forward e-mails or ask a colleague for a searched e-mail - with r.connect.SL you work process-safe and complete!
With r.connect.SL the e-mail client integrated in SelectLine can be used as usual. The seamless integration of Microsoft Exchange information further enhances the well-known functions.
Time scheduling is always present today, whether during a telephone call, by an incoming e-mail, in a meeting or on-site at a customer appointment - everywhere you need to know your appointments and be able to set new appointments.
All the more important is a general, complete calendar. This task is performed by r.connect.SL for you. Through the synchronization between SelectLine and your Microsoft Exchage calendar you can plan your appointments on your mobile phone, laptop, tablet or in the SelectLine. You always have the same status in all applications and you don't run the risk of forgetting an appointment or double-assigning times. Even if you are not in the office and one of your colleagues enters an appointment in the SelectLine for you, you get this directly on your mobile phone played. Make your work easier with r.connect.SL!
Make your daily work easier by always having all contacts from the SelectLine at your disposal.
Through the fully automatic comparison of contact persons with your Microsoft Exchange mailbox, you will in future have the desired contact persons and addresses ready on your mobile phone, iPad, laptop and even in your car.
Here you can decide in r.connect.SL which addresses you want to get copied or not, so that you always have exactly the data you need.
The installation and basic configuration of r.connect.SL will be done by us for you. The installation can be carried out remotely or as part of an on-site visit.
If you would like a live demo/presentation of the solution, please do not hesitate to contact us - we would be happy to introduce you to r.connect.SL live.
We would also be happy to call you back, just leave a short message.
Die r.connect.SL Lösung setzt sich aus zwei Komponenten zusammen. Zum einen handelt es sich um das Hauptmodul r.connect.Exchange und um den Connector r.connect.SL. Beide Module sind Voraussetzung zur Nutzung von r.connect.SL und somit Bestandteil der Lösung.
Jeder Benutzer benötigt eine gültige Mailbox-Lizenz, um die Anbindung nutzen zu können. Diese Lizenzen werden in den unten aufgeführten Lizenzpaketen angeboten.
Angaben in Euro, netto
In diesem Projekt wurden wir angesprochen, da die eingesetzte CRM-Software (SELECTLINE/ProKontakt) nur eine unzureichende E-Mail-Unterstützung bietet. Der Kunde hatte klare Vorstellungen über automatische Prozesse die beim Eingang einer E-Mail abgearbeitet werden sollen. Dieser Workflow konnte jedoch nicht mit den Board-Mitteln des eingesetzten Systems realisiert werden.
Gemeinsam mit dem Kunden wurde daraufhin eine Lösung umgesetzt: r.connect.ProKontakt
Im ersten Projektschritt sollten alle E-Mails, die an die Firma geschickt werden, analysiert und entsprechend der Informationen in die passende Kundenakte abgelegt werden. Mit dieser Anpassung sollte man dem Ziel des Single Point of Truth (SPOT) näherkommen. Da r.connect.ProKontakt die Daten des Exchage Servers einfach und strukturiert auf SQL-Ebene zur Verfügung stellt, war die anschließende Integration in die CRM-Software schnell erledigt.
Nachdem die Integration des E-Mail-Verkehrs umgesetzt wurde, entstanden direkt weitere Anforderungen die durch r.connect.ProKontakt abgedeckt werden konnten. So bestand die Aufgabe, dass alle eingehen Faxe ebenfalls in die Kundenakte gespielt werden sollten. Da diese auch auf ein Microsoft Exchange-Postfach eingingen, konnte diese Anforderung binnen kürzester Zeit ebenfalls umgesetzt werden. Durch den Einsatz von r.connect.ProKontakt musste auf der Datenbank lediglich das FAX-Postfach eingebunden, der Anhand der E-Mail (das eigentlich Fax) ausgelesen und in die Kundenakte gespeichert werden. Es wurde keine neue Software programmiert und keine neuen Komponenten installiert – die Aufgabenstellung konnte vollständig über die Datenbank gelöst werden!
Den Namen THVi trägt das CRM-System eines unserer Kunden. Das THVi bietet umfangreiche Funktionen die für die tägliche Arbeit unabdingbar sind und hatte zu dem Zeitpunkt der Projektanfrage auch schon eine Schnittstelle, für den E-Mail versandt und E-Mail empfang, integriert. So hat das THVi immer schon den E-Mail-Verkehr prozesssicher mit der Kundenakte verbunden.
Mit Weiterentwicklung der technischen Möglichkeiten und Einsatzgebiete, entstanden aber auch neue, größere Anforderungen an die Integration von Microsoft Exchange Informationen in das THVi.
Es sollte möglich sein das nicht nur E-Mails, sondern auch Kontakt, Aufgaben und Termine mit dem Microsoft Exchange synchronisiert werden. Zugleich sollte es keine Rolle mehr spielen ob an welcher Stelle man Änderungen vornimmt – im THVi, im Microsoft Outlook, auf dem Handy, auf dem iPad usw.
Egal an welcher Stelle Daten angefasst werden, diese Daten sind mit dem Hauptsystem, dem THVi, zu synchronisieren.
Wir konnten gemeinsam mit dem Kunden eine Lösung entwerfen die auf Basis des r.connect.Exchange alle gestellten Anforderungen abdeckt – r.connect.THVi.
Das Ziel eines einheitlichen Posteingangs war die große Überschrift als das Thema E-Mail-Integration eingeplant wurde.
With the multitude of communication channels it is difficult to keep track. There are in-house messages (CRM system, telephony, chat, etc.) and external communications such as e-mail.
Im Rahmen der E-Mail Schnittstelle wurde somit nicht nur der Fokus daraufgelegt, dass die E-Mails zwischen THVi und Microsoft Exchange abgeglichen werden – es wurde eine vollständige Kommunikationslösung umgesetzt die als Resultat einen einheitlichen Posteingang bereitstellt. Der Kunde hat in seinem THVi Posteingang sowohl alle internen Nachrichten als auch alle externen Nachrichten. Gleiches gilt für den Posteingang in seinem Microsoft Exchange Posteingang. Kombiniert mit der Synchronisation des „gelesen Status“, kann nun jeder Mitarbeiter mit nur einem Blick auf sein THVi, Microsoft Outlook, Handy oder Tablet seine vollständige Kommunikation einsehen und bearbeiten.
Die Verwaltung von Terminen stellt auch schnell eine Herausforderung dar, wenn man von jeder Plattform Termine anlegen, bearbeiten und löschen möchte.
Habe ich einen Termin in meinem CRM-System, hier dem THVi, angelegt, dann möchte man diesen Termin direkt auf dem Handy, im Outlook und auch auf dem Tablet sehen. Genauso soll ein Termin, der in einem dieser Systeme angelegt wurde, auch im CRM-System eingetragen werden.
Auch hier konnte r.connect.THVi sein Potential zeigen. Die einfache Synchronisation von Terminen mit Microsoft Exchange Kalendern, auf Basis von Datenbank-Tabellen hat eine hervorragende Grundlage zur Bearbeitung der Anforderungen geschaffen.
So spielt es heute keine Rolle mehr an welchem Gerät die Terminverwaltung und Terminplanung vorgenommen wird – die Daten werden vereinheitlicht und überall vollständig dargestellt.
Mit der Synchronisation von E-Mails und Terminen wurde im nächsten Schritt die Synchronisation von Kontakten/Ansprechpartner geplant.
Denkt man an Kontakte, so kann es schnell passieren das man die eigentliche Aufgabe unterschätzt. Es mag Lösung Szenarien geben, bei denen ein einfache, vollständige Synchronisation der kompletten Kontakt-Daten möglich ist – doch in der Regel befinden sich in den CRM-Daten zu viele Ansprechpartner, als das eine solche Umsetzung zielführend ist.
Für die Kontakt-Synchronisation mit dem THVi war eine vollständige Synchronisation ebenfalls keine Option – der Adress-Stamm umfasst hier mehr als 90.000 Ansprechpartner!
So wurden im ersten Schritt Kriterien ermittelt die für jeden Benutzer definieren, welche Kontakte er mit in die Synchronisation bekommt. Ist der Mitarbeiter der Kundenbetreuer des Kunden, hat der Mitarbeiter in den letzten sechs Monaten Kontakt (E-Mail, Telefon, usw.) mit dem Kontakt gehabt….
Diese Kriterien wurden gesammelt und zusammengeführt, so dass am Ende für jeden Mitarbeiter ein dynamisch wachsender und schrumpfender Kontakt-Stamm entstanden ist. Mit dieser Methode können die Mitarbeiter sich darauf verlassen, dass immer die Kontakte verfügbar sind die benötigt werden.
Eine Aufgabenverwaltung gehört in jeden Werkzeugkasten eines CRM-Systems. Im Falle des THVis werden Aufgaben über eine Wiedervorlage verwaltet, so dass geplant werden kann wann welche Aufgabe mit welcher Priorität und mit welchem Termin bearbeitet werden soll.
Diese geplanten Aufgaben immer einsehen, bearbeiten und sogar neue hinzufügen zu können, war das Ziel der Aufgaben-Synchronisation.
Da die sich die Felder der Aufgaben im Microsoft Exchange zu einem großen Teil mit den Aufgaben aus dem THVi überschneiden, hat sich die Nutzung angeboten.
So können THVi Benutzer heute alle Aufgaben sowohl im THVi als auch im Microsoft Outlook, auf dem Handy oder auf dem Tablett einsehen, bearbeiten und planen.
Im Rahmen einer Prozessoptimierung eines großes Chemie-Unternehmens stellte sich die Anforderung schnell und einfach RFID-Etiketten erstellen zu können. Diese Etiketten sollten dann unmittelbar und automatisch in die vorhanden Prozesskette mit eingebunden werden. Dazu mussten die Anwender in der Lage sein, über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die für das Etikett und das RFID-Tag relevanten Daten einzugeben. Anschließend muss dann der Drucker angesteuert werden, um das Etikett inkl. RFID-Tag zu erstellen.
Die Komplexität dieser Aufgabe lag in den Rahmenbedingungen – möglichst geringer Aufwand für Mitarbeiterschulungen, Installation und Bereitstellung.
Die Lösung besteht aus einem Excel-Dokument, welches durch Programmierung und Customizing zu einem einfachen Eingabe-Formular umgewandelt wurde. Die Datenaufbereitung, die Berechnungen, die Kommunikation mit dem Drucker und alle Validierungen werden vollautomatisch im Hintergrund durchgeführt.
Mit dieser Lösung haben wir den Kunden überzeugen!
Die Benutzer kannten Excel und durch das Anpassen der Oberflächen und vereinfachen der Darstellung ist ein Formular in einem vertrautem Arbeitsumfeld entstanden. Als die Lösung in Betrieb genommen wurde gab es (bis heute!) keine Rückfrage zur Bedienung und das ganz ohne Schulungen!
Auch für die Installation & Bereitstellung war die Nutzung der Excel-Datei goldrichtig. Zwar stieg die Komplexität in der Programmierung etwas an, jedoch ist das Fazit aus Kundensicht hervorragend. Die Datei kann im Netzwerk hinterlegt oder lokal auf die Arbeitsplätze kopiert werden. Somit gibt es keinen messbaren Aufwand für die Installation und Bereitstellung.
Die Lösung ist nun bereits seit Monaten aktiv und das Feedback ist durchgehend positiv. Dies ist eines der Beispiele dafür, dass nur durch klare Kommunikation der Anforderungen die maßgeschneiderte Lösung gefunden werden kann.
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