r.connect.

ONE OF OUR BEST

The r.connect.Exchange is one of our most popular products. With r.connect.Exchange we enable access to your Microsoft Exchange Server directly from the SQL database of your application (e.g. CRM).

In a first step you can sync all Microsft Exchange information with the database. Every e-mail you write on your mobile phone, iPad or notebook can be stored directly in the customer file of YOUR CRM system.

If you create an appointment on your mobile phone, iPad etc., r.connect.Exchange makes sure that this data appears in YOUR CRM calendar.

r.connect.Exchange does not only provide Exchange data in your application, it can also fill the Exchange with new data via simple database commands. A real synchronization between your application and your emails, appointments, contacts and tasks.

Never miss the contact information of a contact person on your mobile phone again - with r.connect.Exchange we transfer your CRM address book directly to the mobile device. Do you always want to keep your appointment calendars synchronized? - With r.connect.Exchange this is no longer a problem. Are you looking for communication with a colleague/customer and don't know in which inbox the information is slumbering? - With r.connect.Exchange you have a uniform inbox that contains every communication.

However, the scenarios listed here are only a fraction of the tasks that r.connect.Exchange can perform for you, fully automatically. Due to the availability of Exchange information in the database, the system offers you countless process improvements.

EXPLAINED IN 60 SECONDS

OUR BIG FOUR

EMAILS

In Germany, e-mail is the communication medium of choice, especially for communication with companies.

Whether on the mobile phone, iPad, laptop or desktop PC, everywhere we read and write messages. For this very reason, a complete and uncomplicated integration of e-mail communication is an irrevocable necessity for a modern company.

With r.connect.Exchange you get a simple solution to cover this requirement. Through the direct communication with the Microsoft Exchange Server it is r.connect.Exchange possible to synchronize any communication, no matter on which device, directly with your application.

APPOINTMENTS

Just keeping track of all appointments is often a challenge. If you then have different calendars in which you have to maintain the appointments, this only makes it more complicated.

The solution to this problem is simple, just a calendar containing all appointments. With r.connect.Exchange you can quickly find such a solution. In the background, the appointments from your software are automatically synchronized with the Microsoft Exchange calendar. It doesn't matter where you enter, change or delete appointments - the data is always correct in both systems. No more duplicate work and no danger of missing an appointment.

CONTACTS

Nothing is more frustrating than a missing phone number, address, or email address. A short phone call or a quick e-mail suddenly becomes a bigger effort. This is not only unnecessary, it is disturbing and creates unnecessary effort.

By synchronizing the contacts, you achieve a permanent, complete address pool. You can be sure that information entered in your CRM system is also available on your mobile phone. If a colleague changes an e-mail address in your system, r.connect.Exchange immediately ensures that this new information also reaches you on your mobile phone. No more manual effort and no more incomplete contacts! Translated with www.DeepL.com/Translator

TASKS

Keeping an eye on the constantly growing stack of tasks and the tasks slumbering there can be a challenge. Especially if the task is only available in your main software.

With the alignment of tasks from your system into Microsoft Exchange, you not only have your tasks with you everywhere, but you can also view the current status at any time. The clear presentation of tasks in Microsoft Outlook gives you a quick overview of open, problematic or already completed tasks. Also the editing of tasks, the addition of information or queries can be easily mapped. Synchronization allows you to edit your task stack quickly and easily from anywhere.

A REAL PROBLEM SOLVER!

In addition to the direct synchronization of e-mails, appointments, contacts and tasks between your application and Microsoft Exchange, r.connect.Exchange offers many other approaches to simplify and at best even automate processes in your company.

We have already been able to optimize many tasks with the help of r.connect.Exchange and integrate them into the existing WorkFlow in a process-safe manner.

The exact requirements vary from project to project, but the application examples listed here show how flexibly r.connect.Exchange can be used.

UNIFIED INBOX

With the multitude of communication channels it is difficult to keep track. There are in-house messages (CRM system, telephony, chat, etc.) and external communications such as e-mail.

Within the scope of the e-mail interface, the focus was thus placed on implementing a complete communication solution. The result - a uniform inbox for all communication channels.

There is no double reading of messages and no searching in different channels!

Whether in the train on the mobile phone, on the couch with the iPad or in the office with the laptop, it is always the one inbox that provides all the information.

PRODUCTION PLANNING

Hardly anything is as important in manufacturing as production planning. Creating the perfect utilization of all resources is a complex task that is handled with special software.
However, this software often has the problem of transparency. It is not possible to provide all employees with the necessary information about the current production plan quickly and easily.
With this request one of our customers approached us - Can we improve the presentation and general availability of production planning?


Here too, the diversity of r.connnect.Exchange could be distinguished again. So there is now a released calendar in Microsoft Exchange which is automatically filled with the production plan. The display of the planning via appointments is best suited and the access rights can also be finely defined via the released calendar.
The subject of availability was also no longer a problem due to the use of the released calendar. Each user could integrate the calendar on the mobile phone, iPad, computer etc. and see the planning from everywhere. By r.connect.Exchange thus the complete requirements could be covered completely, without having to buy new software. The existing software products were used and upgraded!

AUTOMATIC INVOICE TRANSMISSION

As part of a process optimization, the invoice dispatch of a customer was completely digitalized.

The entire process chain was revised, from creation and verification to automatic dispatch of the invoice. The creation and sending of e-mails (incl. invoice attachment) has been taken over by r.connnect.Exchange.

A main focus in this project was the reliability of r.connect.Exchange and the transparency of the current status. The overall concept not only saves time, but also improves the quality within the workflow.

USER-RELATED DYNAMIC CONTACTS

How is it possible to ensure that all required contact information is always available? - We have investigated this question in the context of a project and have developed a fully dynamic solution that nobody would like to miss anymore.

For each user, the database analyses which contact persons and addresses are relevant for him. There are direct dependencies, such as the responsibility for the corresponding customer, but also highly complex queries.

For example, the contact persons with whom you have had direct contact (e-mail, telephone, appointment) in the last few weeks are included in the address list.

After the data has been prepared individually for each user, it is automatically transferred to the user mailbox in the background via r.connect.Exchange. The only thing the user notices from the complete synchronization is the fact that all information is always available.

This technology ensures that every employee always has the contact persons he needs for his work. Due to the continuous processing of the data, the information is always up-to-date and there are no data corpses.

PUBLIC FOLDER FOR CONTACTS

In a customer project, selected contact persons were to be synchronized to mobile phones for the sales representatives of a large chemical company. However, this list of contacts is always up-to-date, so that this list has to be updated every day.

The data to be transferred is automatically defined (based on characteristics) in the main software. This is part of the daily work of the office staff.

When defining the requirements, it turned out that no synchronization was required and that changes should not flow back into the main system.

Also, not every sales representative should be provided with individual contact persons - there is only one list for all.

On this basis, the concept of a public folder for contacts was developed. This public folder is then consumed by the employees and is immediately available.

The contact persons can therefore only be synchronized with a single mailbox and there is no further configuration work. New employees are quickly and easily integrated into the Public Folder and the contact persons are already available - it couldn't be easier!

AUTOMATIC FAX IMPORT

For one of our customers we realized the import of incoming faxes into the CRM. The faxes are mainly orders that the customer has previously manually stored in the corresponding customer files in the CRM system. This should be completely automated. In order to realize it, the faxes were redirected to an Exchange mailbox. The actual fax becomes the PDF attachment of an email. The subject of the email contains the fax address of the sender. It was important that the master data in the CRM contained the fax number or at least the main phone number in order to be able to assign the data automatically.

With the help of r.connect.Exchange this new mailbox was monitored and all new mails (alias faxes) were imported into the corresponding Exchange Sync database. The subject was used to determine the corresponding customer. Subsequently, the mail attachment (the actual fax) was extracted and stored in the CRM in the corresponding customer file.

DEVELOPER CORNER

Do you have developers in your company? - Good!

Do you have database experts in your company? - Excellent!

 

With r.connect.Exchange you get a tool, which synchronizes Exchange mailboxes with a Microsoft SQL database.
With a SQL command you can create a new appointment, send an e-mail or create, delete or change a task. It is not necessary to know anything about EWS, OUTLOOK REST, GRAPH API, .NET, C#, ASP.NET etc.. The complete preparation, communication and processing is done by r.connect.Exchange, so that with pure T-SQL all tasks can be done. 

Each interface between r.connect.Exchange and a third-party software is described by us as r.connect >. We will be happy to help you create your own r.connect connection, but if you have your own database developers, there is absolutely no reason why the solution should not be developed in-house. In this case you use r.connnect.Exchange as a tool to design your individual solution.

Do you have any questions or would you like to see the solution live? - We look forward to your request!

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r.connect.ProKontakt (SELECTLINE)

In diesem Projekt wurden wir angesprochen, da die eingesetzte CRM-Software (SELECTLINE/ProKontakt) nur eine unzureichende E-Mail-Unterstützung bietet. Der Kunde hatte klare Vorstellungen über automatische Prozesse die beim Eingang einer E-Mail abgearbeitet werden sollen. Dieser Workflow konnte jedoch nicht mit den Board-Mitteln des eingesetzten Systems realisiert werden.

Gemeinsam mit dem Kunden wurde daraufhin eine Lösung umgesetzt: r.connect.ProKontakt

Automatische E-Mail Zuordnung in die Kundenakte

Im ersten Projektschritt sollten alle E-Mails, die an die Firma geschickt werden, analysiert und entsprechend der Informationen in die passende Kundenakte abgelegt werden. Mit dieser Anpassung sollte man dem Ziel des Single Point of Truth (SPOT) näherkommen. Da r.connect.ProKontakt die Daten des Exchage Servers einfach und strukturiert auf SQL-Ebene zur Verfügung stellt, war die anschließende Integration in die CRM-Software schnell erledigt.

Automatische Fax Zuordnung in die Kundenakte

Nachdem die Integration des E-Mail-Verkehrs umgesetzt wurde, entstanden direkt weitere Anforderungen die durch r.connect.ProKontakt abgedeckt werden konnten. So bestand die Aufgabe, dass alle eingehen Faxe ebenfalls in die Kundenakte gespielt werden sollten. Da diese auch auf ein Microsoft Exchange-Postfach eingingen, konnte diese Anforderung binnen kürzester Zeit ebenfalls umgesetzt werden. Durch den Einsatz von r.connect.ProKontakt musste auf der Datenbank lediglich das FAX-Postfach eingebunden, der Anhand der E-Mail (das eigentlich Fax) ausgelesen und in die Kundenakte gespeichert werden. Es wurde keine neue Software programmiert und keine neuen Komponenten installiert – die Aufgabenstellung konnte vollständig über die Datenbank gelöst werden!

r.connect.THVi

Den Namen THVi trägt das CRM-System eines unserer Kunden. Das THVi bietet umfangreiche Funktionen die für die tägliche Arbeit unabdingbar sind und hatte zu dem Zeitpunkt der Projektanfrage auch schon eine Schnittstelle, für den E-Mail versandt und E-Mail empfang, integriert. So hat das THVi immer schon den E-Mail-Verkehr prozesssicher mit der Kundenakte verbunden.

Mit Weiterentwicklung der technischen Möglichkeiten und Einsatzgebiete, entstanden aber auch neue, größere Anforderungen an die Integration von Microsoft Exchange Informationen in das THVi.

Es sollte möglich sein das nicht nur E-Mails, sondern auch Kontakt, Aufgaben und Termine mit dem Microsoft Exchange synchronisiert werden. Zugleich sollte es keine Rolle mehr spielen ob an welcher Stelle man Änderungen vornimmt – im THVi, im Microsoft Outlook, auf dem Handy, auf dem iPad usw.

Egal an welcher Stelle Daten angefasst werden, diese Daten sind mit dem Hauptsystem, dem THVi, zu synchronisieren.

Wir konnten gemeinsam mit dem Kunden eine Lösung entwerfen die auf Basis des r.connect.Exchange alle gestellten Anforderungen abdeckt – r.connect.THVi.

E-Mails - einheitlicher Posteingang

Das Ziel eines einheitlichen Posteingangs war die große Überschrift als das Thema E-Mail-Integration eingeplant wurde.

With the multitude of communication channels it is difficult to keep track. There are in-house messages (CRM system, telephony, chat, etc.) and external communications such as e-mail.

Im Rahmen der E-Mail Schnittstelle wurde somit nicht nur der Fokus daraufgelegt, dass die E-Mails zwischen THVi und Microsoft Exchange abgeglichen werden – es wurde eine vollständige Kommunikationslösung umgesetzt die als Resultat einen einheitlichen Posteingang bereitstellt. Der Kunde hat in seinem THVi Posteingang sowohl alle internen Nachrichten als auch alle externen Nachrichten. Gleiches gilt für den Posteingang in seinem Microsoft Exchange Posteingang. Kombiniert mit der Synchronisation des „gelesen Status“, kann nun jeder Mitarbeiter mit nur einem Blick auf sein THVi, Microsoft Outlook, Handy oder Tablet seine vollständige Kommunikation einsehen und bearbeiten.

Termine - Terminplanung von Überall

Die Verwaltung von Terminen stellt auch schnell eine Herausforderung dar, wenn man von jeder Plattform Termine anlegen, bearbeiten und löschen möchte.

Habe ich einen Termin in meinem CRM-System, hier dem THVi, angelegt, dann möchte man diesen Termin direkt auf dem Handy, im Outlook und auch auf dem Tablet sehen. Genauso soll ein Termin, der in einem dieser Systeme angelegt wurde, auch im CRM-System eingetragen werden.

Auch hier konnte r.connect.THVi sein Potential zeigen. Die einfache Synchronisation von Terminen mit Microsoft Exchange Kalendern, auf Basis von Datenbank-Tabellen hat eine hervorragende Grundlage zur Bearbeitung der Anforderungen geschaffen.

So spielt es heute keine Rolle mehr an welchem Gerät die Terminverwaltung und Terminplanung vorgenommen wird – die Daten werden vereinheitlicht und überall vollständig dargestellt.

Kontakte - dynamisch & vollständig

Mit der Synchronisation von E-Mails und Terminen wurde im nächsten Schritt die Synchronisation von Kontakten/Ansprechpartner geplant.

Denkt man an Kontakte, so kann es schnell passieren das man die eigentliche Aufgabe unterschätzt. Es mag Lösung Szenarien geben, bei denen ein einfache, vollständige Synchronisation der kompletten Kontakt-Daten möglich ist – doch in der Regel befinden sich in den CRM-Daten zu viele Ansprechpartner, als das eine solche Umsetzung zielführend ist. 

Für die Kontakt-Synchronisation mit dem THVi war eine vollständige Synchronisation ebenfalls keine Option – der Adress-Stamm umfasst hier mehr als 90.000 Ansprechpartner!

So wurden im ersten Schritt Kriterien ermittelt die für jeden Benutzer definieren, welche Kontakte er mit in die Synchronisation bekommt. Ist der Mitarbeiter der Kundenbetreuer des Kunden, hat der Mitarbeiter in den letzten sechs Monaten Kontakt (E-Mail, Telefon, usw.) mit dem Kontakt gehabt….

Diese Kriterien wurden gesammelt und zusammengeführt, so dass am Ende für jeden Mitarbeiter ein dynamisch wachsender und schrumpfender Kontakt-Stamm entstanden ist. Mit dieser Methode können die Mitarbeiter sich darauf verlassen, dass immer die Kontakte verfügbar sind die benötigt werden.

Aufgaben - wissen was zu tun ist

Eine Aufgabenverwaltung gehört in jeden Werkzeugkasten eines CRM-Systems. Im Falle des THVis werden Aufgaben über eine Wiedervorlage verwaltet, so dass geplant werden kann wann welche Aufgabe mit welcher Priorität und mit welchem Termin bearbeitet werden soll.

Diese geplanten Aufgaben immer einsehen, bearbeiten und sogar neue hinzufügen zu können, war das Ziel der Aufgaben-Synchronisation.

Da die sich die Felder der Aufgaben im Microsoft Exchange zu einem großen Teil mit den Aufgaben aus dem THVi überschneiden, hat sich die Nutzung angeboten.

So können THVi Benutzer heute alle Aufgaben sowohl im THVi als auch im Microsoft Outlook, auf dem Handy oder auf dem Tablett einsehen, bearbeiten und planen.

RFID Label Printing

Im Rahmen einer Prozessoptimierung eines großes Chemie-Unternehmens stellte sich die Anforderung schnell und einfach RFID-Etiketten erstellen zu können. Diese Etiketten sollten dann unmittelbar und automatisch in die vorhanden Prozesskette mit eingebunden werden. Dazu mussten die Anwender in der Lage sein, über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die für das Etikett und das RFID-Tag relevanten Daten einzugeben. Anschließend muss dann der Drucker angesteuert werden, um das Etikett inkl. RFID-Tag zu erstellen.

Die Komplexität dieser Aufgabe lag in den Rahmenbedingungen – möglichst geringer Aufwand für Mitarbeiterschulungen, Installation und Bereitstellung.

Die Lösung besteht aus einem Excel-Dokument, welches durch Programmierung und Customizing zu einem einfachen Eingabe-Formular umgewandelt wurde. Die Datenaufbereitung, die Berechnungen, die Kommunikation mit dem Drucker und alle Validierungen werden vollautomatisch im Hintergrund durchgeführt.

Mit dieser Lösung haben wir den Kunden überzeugen!

Benutzerfreundliche Oberfläche/Mitarbeiterschulung

Die Benutzer kannten Excel und durch das Anpassen der Oberflächen und vereinfachen der Darstellung ist ein Formular in einem vertrautem Arbeitsumfeld entstanden. Als die Lösung in Betrieb genommen wurde gab es (bis heute!) keine Rückfrage zur Bedienung und das ganz ohne Schulungen!

Installation & Bereistellung

Auch für die Installation & Bereitstellung war die Nutzung der Excel-Datei goldrichtig. Zwar stieg die Komplexität in der Programmierung etwas an, jedoch ist das Fazit aus Kundensicht hervorragend. Die Datei kann im Netzwerk hinterlegt oder lokal auf die Arbeitsplätze kopiert werden. Somit gibt es keinen messbaren Aufwand für die Installation und Bereitstellung.

Die Lösung ist nun bereits seit Monaten aktiv und das Feedback ist durchgehend positiv. Dies ist eines der Beispiele dafür, dass nur durch klare Kommunikation der Anforderungen die maßgeschneiderte Lösung gefunden werden kann.