r.connect.

EINER UNSERER BESTEN

Der r.connect.Exchange ist eines unserer beliebtesten Produkte. Mit r.connect.Exchange ermöglichen wir den Zugriff auf Ihren Microsoft Exchange Server direkt aus der SQL Datenbank Ihrer Anwendung (z.B. CRM).

In einem ersten Schritt können Sie somit alle Microsft Exchange Informationen mit der Datenbank abgleichen. Jede E-Mail die Sie auf dem Handy, auf dem iPad oder auf dem Notebook schreiben kann direkt in der Kundenakte IHRES CRM-Systems hinterlegt werden.

Erstellen Sie einen Termin auf dem Handy, iPad usw., so kümmert sich r.connect.Exchange darum, dass diese Daten in IHREM CRM Kalender auftauchen.

r.connect.Exchange stellt nicht nur Exchangedaten in Ihrer Anwendung bereit, es kann auch über einfache Datenbankbefehle den Exchange mit neuen Daten befüllen. Eine echte Synchronisation zwischen Ihrer Anwendung und Ihren Emails, Terminen, Kontakten und Aufgaben.

Vermissen Sie nie wieder die Kontaktinformationen eines Ansprechpartners auf ihrem Handy – mit r.connect.Exchange überspielen wir Ihr CRM-Adressbuch direkt auf das mobile Endgerät. Wollen Sie Ihre Terminkalender immer synchron halten? – Mit r.connect.Exchange ist das kein Problem mehr. Suchen Sie eine Kommunikation mit einem Kollegen/Kunden und wissen nicht mehr in welchem Posteingang die Informationen schlummern? – Mit r.connect.Exchange haben Sie einen einheitlichen Posteingang der jede Kommunikation enthält.

Die hier aufgeführten Szenarien sind jedoch nur ein Bruchteil der Aufgaben die r.connect.Exchange für Sie, vollautomatisch, erledigen kann. Durch die Verfügbarkeit von Exchange Informationen in der Datenbank bietet Ihnen das System unzählige Prozessverbesserungen.

IN 60 SEKUNDEN ERKLÄRT

UNSERE BIG FOUR

EMAILS

In Deutschland ist die E-Mail besonders für die Kommunikation mit Unternehmen das Kommunikationsmittel der Wahl.

Ob Auf dem Handy, iPad, Laptop oder Desktop-PC, überall lesen und schreiben wir Nachrichten. Gerade aus diesem Grund ist eine vollständige und unkomplizierte Integration der E-Mail-Kommunikation eine unumstößliche Notwendigkeit für ein modernes Unternehmen.

Mit r.connect.Exchange erhalten Sie eine einfache Lösung, um diese Anforderung abdecken zu können. Durch die direkte Kommunikation mit dem Microsoft Exchange Server ist es r.connect.Exchange möglich jede Kommunikation, egal auf welchem Endgerät, direkt mit Ihrer Anwendung zu synchronisieren.

TERMINE

Allein die Übersicht über alle Termine zu behalten ist oftmals schon eine Herausforderung. Hat man dann noch unterschiedliche Kalender, in denen man die Termine pflegen muss, macht es dies nur noch komplizierter.

Die Lösung für dieses Problem ist einfach, nur noch ein Kalender der alle Termine enthält. Mit r.connect.Exchange kommt man schnell zu einer solchen Lösung. Im Hintergrund werden die Termine aus Ihrer Software vollautomatisch mit dem Microsoft Exchange Kalender abgeglichen. Es spielt keine Rolle an welcher Stelle Sie Termine eintragen, ändern oder löschen – die Daten sind immer in beiden Systemen korrekt. Keine doppelte Arbeit mehr und keine Gefahr einen Termin zu verpassen.

KONTAKTE

Nichts ist frustrierender als eine fehlende Telefon-Nummer, Adresse, oder E-Mail-Adresse. Aus einem kurzen Telefonat oder ein schnelles E-Mail wird dann plötzlich ein größerer Aufwand. Das ist nicht nur unnötig, es ist störend und erzeugt unnötigen Aufwand.

Mit der Synchronisation der Kontakte erreichen Sie einen dauerhaften, vollständigen Adresspool. Sie können sich sicher sein, dass Informationen die in Ihrem CRM-System eingetragen wurden, auch auf Ihrem Handy vorhanden sind. Ändert ein Kollege eine E-Mail-Adresse in ihrem System, so sorgt r.connect.Exchange unmittelbar dafür, dass diese neuen Informationen auch zu Ihnen auf das Handy gelangen. Kein händischer Aufwand und keine unvollständigen Kontakte mehr!

AUFGABEN

Den stetig wachsende Aufgabenstapel und die dort schlummernden Aufgaben immer im Blick zu haben kann eine Herausforderung darstellen. Insbesondere wenn die Aufgabe einzig und allein in Ihrer Haupt-Software zur Verfügung stehen.

Mit dem Abgleich der Aufgaben aus Ihrem System in den Microsoft Exchange haben Sie nicht nur Ihre Aufgaben überall mit dabei, sondern Sie können auch jederzeit den aktuellen Status einsehen. Durch die Übersichtliche Darstellung der Aufgaben in Microsoft Outlook können Sie sich schnell einen Überblick über offene, problematische oder schon abgeschlossene Aufgaben verschaffen. Auch das Bearbeiten von Aufgaben,  ergänzen von Informationen oder Rückfragen lassen sich einfach abbilden. Durch die Synchronisation können Sie von überall, schnell  und einfach Ihren Aufgabenstapel bearbeiten.

Ein echter Problemlöser!

Neben der direkten Synchronisation von E-Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben zwischen Ihrer Anwendung und dem Microsoft Exchange bietet r.connect.Exchange noch viele Ansätze um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen und im besten Fall sogar zu automatisieren.

Wir konnten bereits viele Aufgaben, mit Hilfe von r.connect.Exchange, optimieren und prozesssicher in den vorhandenen WorkFlow integrieren.

Die genauen Anforderungen unterscheiden sich von Projekt zu Projekt, aber an den hier aufgeführten Anwendungsbeispielen kann man bereits erkennen wie flexibel r.connect.Exchange eingesetzt werden kann.

EINHEITLICHER POSTEINGANG

Bei der Vielzahl von Kommunikationskanälen ist es schwer den Überblick zu behalten. Es gibt hausinterne Nachrichten (CRM-System, Telefonie, Chat usw.) und externe Kommunikationen beispielsweise via E-Mail.

Im Rahmen der E-Mail Schnittstelle wurde somit der Fokus daraufgelegt eine vollständige Kommunikationslösung umzusetzen. Das Resultat – ein einheitlicher Posteingang für alle Kommunikationskanäle.

Es gibt kein doppeltes Lesen von Nachrichten und kein Suchen in unterschiedlichen Kanälen!

Ob in der Bahn auf dem Handy, auf der Couch mit dem iPad oder im Büro mit dem Laptop, es ist immer der eine Posteingang der alle Informationen bereitstellt.

PRODUKTIONSPLANUNG

Kaum etwas hat einen so hohen Stellenwert in der Fertigung wie die Produktionsplanung. Die perfekte Auslastung aller Ressourcen zu schaffen ist ein komplexes Aufgabengebiet, die mit Spezialsoftware bewältigt wird.
Doch diese Software hat oftmals das Problem der Transparenz. Es ist nicht schnell und einfach möglich alle Mitarbeiter mit den notwendigen Informationen über den aktuellen Produktionsplan zu versehen.
Mit dieser Anfrage ist einer unser Kunde an uns herangetreten – Können wir die Darstellung und allgemeine Verfügbarkeit der Produktionsplanung verbessern?


Auch hier konnte sich die Vielfältigkeit von r.connnect.Exchange wieder auszeichnen. So gibt es nun einen freigegebenen Kalender im Microsoft Exchange der vollautomatisch mit dem Produktionsplan gefüllt wird. Die Darstellung der Planung über Termine ist bestens geeignet und über den freigegebenen Kalender können auch die Zugriffsrechte fein definiert werden.
Das Thema der Verfügbarkeit war durch die Nutzung des freigegebenen Kalenders ebenfalls kein Problem mehr. Jeder Benutzer konnte sich den Kalender auf dem Handy, iPad, Computer usw. einbinden und von überall die Planung einsehen. Durch r.connect.Exchange konnten somit die kompletten Anforderungen vollumfänglich abgedeckt werden, ohne das neue Software gekauft werden musste. Es wurden die vorhanden Software-Produkte genutzt und aufgewertet!

AUTOMATISCHER RECHNUNGSVERSAND

Im Rahmen einer Prozessoptimierung wurde der Rechnungsversand eines Kunden vollständig digitalisiert.

Von der Erstellung, über die Prüfung bis hin zu dem automatischen Versandt der Rechnung, wurde die komplette Prozesskette überarbeitet. Das Erstellen und Verschicken der E-Mails (inkl. Rechnungs-Anhang) hat r.connnect.Exchange übernommen.

Ein Hauptaugenmerk in diesem Projekt war die Zuverlässigkeit von r.connect.Exchange und die Transparenz des aktuellen Status. Das Gesamtkonzept spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Qualität innerhalb des Workflows.

BENUTZERBEZOGENE DYNAMISCHE KONTAKTE

Wie ist es möglich sicher zu stellen, dass alle benötigten Kontaktinformationen immer vorhanden sind? – Dieser Frage sind wir im Rahmen eines Projektes nachgegangen und haben eine volldynamische Lösung entwickelt, die heute niemand mehr missen möchte.

Für jeden Benutzer wird auf der Datenbank analysiert welche Ansprechpartner und Adressen für Ihn von Relevanz sind. Hierbei gibt es direkte Abhängigkeiten, wie zum Beispiel die Verantwortlichkeit für den entsprechenden Kunden, aber auch hoch komplexe Abfragen.

So werden zum Beispiel die Ansprechpartner in die Adress-Liste mit aufgenommen, mit denen man direkten Kontakt (E-Mail, Telefon, Termin) in den letzten Wochen gehabt hat.

Nachdem für jeden Benutzer die Daten individuell aufbereitet wurden, werden diese vollautomatisch im Hintergrund, über r.connect.Exchange, in das Benutzerpostfach überspielt. Das einzige was der Benutzer von der kompletten Synchronisation bemerkt ist die Tatsache, dass immer alle Informationen vorliegen.

Mit dieser Technik ist sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter immer die Ansprechpartner vorliegen hat, die er für seine Arbeit benötigt. Durch die kontinuierliche Aufbereitung der Daten sind die Informationen stehts aktuell und es gibt keine Datenleichen.

PUBLIC FOLDER FÜR KONTAKTE

In einem Kunden-Projekt sollten für die Außendienstmitarbeiter eines großes Chemie-Unternehmen ausgewählte Ansprechpartner auf die Handys synchronisiert werden. Diese Ansprechpartner-Liste ist jedoch immer tagesaktuell, so dass jeden Tag diese Liste aktualisiert werden muss.

Welche Daten zu übertragen sind wird automatisch (anhand von Merkmalen) in der Hauptsoftware definiert. Dies ist ein Bestandteil der täglichen Arbeit des Innendienstes.

Im Rahmen der Anforderungsdefinition stellte sich heraus, dass keine Synchronisation erforderlich ist, Änderungen sollen nicht zurück in das Hauptsystem fließen.

Auch sollte nicht jeder Außendienstmitarbeiter individuelle Ansprechpartner bereitgestellt bekommen – es gibt nur eine Liste für alle.

Auf dieser Basis wurden dann das Konzept eines Public Folder für Kontakte entworfen. Dieser Public Folder wird dann von den Mitarbeitern konsumiert und ist somit sofort verfügbar.

Die Ansprechpartner sind somit nur mit einem einzigen Postfach abzugleichen und es gibt keinerlei weitere Konfigurationsarbeit. Neue Mitarbeiter bekommen schnell und unkompliziert den Public Folder eingebunden und schon sind die Ansprechpartner vorhanden – einfacher geht’s nicht!

AUTOMATISCHER FAX IMPORT

Für einen unserer Kunden haben wir den Import von eingehenden Faxen in das CRM realisiert. Bei den Faxen handelt es sich hauptsächlich um Bestellungen, die der Kunde bisher manuell in den entsprechenden Kundenakten im CRM System hinterlegt hat. Das sollte komplett automatisiert werden. Um es zu realisieren, wurden die Faxe in ein Exchange Postfach umgeleitet. Das eigentliche Fax wird dadurch zum PDF-Anhang einer Email. Der Betreff der Email beinhaltet die Fax-Adresse des Absenders. Wichtig dabei war, dass die Stammdaten im CRM die Faxnummer oder wenigstens die Hauptrufnummer enthielten um die Daten automatisch zuordnen zu können.

Mit Hilfe von r.connect.Exchange wurde dieses neue Postfach überwacht und alle neuen Mails (alias Faxe) in die zugehörige Exchange Sync Datenbank importiert. Anhand des Betreffs wurde nun der zugehörige Kunde ermittelt. In Anschluss wurde der Mailanhang  (das eigentliche Fax) extrahiert und in im CRM in der entsprechenden Kundenakte abgelegt.

DEVELOPER CORNER

Haben Sie in Ihrem Unternehmen Entwickler? – Gut!

Haben Sie in Ihrem Unternehmen Datenbank-Experten? – Hervorragend!

 

Mit r.connect.Exchange erhalten Sie ein Werkzeug, welches die Synchronisation von Exchange Postfächern mit einer Microsoft SQL Datenbank übernimmt.
Es kann mit einem SQL-Befehl ein neuer Termin erstellt, eine E-Mail verschickt oder eine Aufgabe angelegt, gelöscht oder geändert werden. Es ist keinerlei Know-How im Bereich EWS, OUTLOOK REST, GRAPH API, .NET, C#, ASP.NET usw. notwendig. Die komplette Aufbereitung, Kommunikation und Verarbeitung, wird durch r.connect.Exchange übernommen, so dass mit reinem T-SQL alle Aufgaben erledigt werden können. 

Jede Schnittstelle zwischen r.connect.Exchange und einer Fremdsoftware wird von uns als r.connect beschrieben. Gerne helfen wir bei der Erstellung Ihrer eigener r.connect Anbindung, sollten Sie jedoch eigene Datenbank-Entwickler haben, so spricht absolut nichts dagegen das die Lösung vollständig von Ihnen In-House entwickelt wird. In diesem Fall nutzen Sie r.connnect.Exchange als Werkzeug um Ihre individuelle Lösung zu gestalten.

Haben Sie Fragen oder wollen Sie die Lösung einmal Live zu sehen bekommen? – Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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r.connect.ProKontakt (SELECTLINE)

In diesem Projekt wurden wir angesprochen, da die eingesetzte CRM-Software (SELECTLINE/ProKontakt) nur eine unzureichende E-Mail-Unterstützung bietet. Der Kunde hatte klare Vorstellungen über automatische Prozesse die beim Eingang einer E-Mail abgearbeitet werden sollen. Dieser Workflow konnte jedoch nicht mit den Board-Mitteln des eingesetzten Systems realisiert werden.

Gemeinsam mit dem Kunden wurde daraufhin eine Lösung umgesetzt: r.connect.ProKontakt

Automatische E-Mail Zuordnung in die Kundenakte

Im ersten Projektschritt sollten alle E-Mails, die an die Firma geschickt werden, analysiert und entsprechend der Informationen in die passende Kundenakte abgelegt werden. Mit dieser Anpassung sollte man dem Ziel des Single Point of Truth (SPOT) näherkommen. Da r.connect.ProKontakt die Daten des Exchage Servers einfach und strukturiert auf SQL-Ebene zur Verfügung stellt, war die anschließende Integration in die CRM-Software schnell erledigt.

Automatische Fax Zuordnung in die Kundenakte

Nachdem die Integration des E-Mail-Verkehrs umgesetzt wurde, entstanden direkt weitere Anforderungen die durch r.connect.ProKontakt abgedeckt werden konnten. So bestand die Aufgabe, dass alle eingehen Faxe ebenfalls in die Kundenakte gespielt werden sollten. Da diese auch auf ein Microsoft Exchange-Postfach eingingen, konnte diese Anforderung binnen kürzester Zeit ebenfalls umgesetzt werden. Durch den Einsatz von r.connect.ProKontakt musste auf der Datenbank lediglich das FAX-Postfach eingebunden, der Anhand der E-Mail (das eigentlich Fax) ausgelesen und in die Kundenakte gespeichert werden. Es wurde keine neue Software programmiert und keine neuen Komponenten installiert – die Aufgabenstellung konnte vollständig über die Datenbank gelöst werden!

r.connect.THVi

Den Namen THVi trägt das CRM-System eines unserer Kunden. Das THVi bietet umfangreiche Funktionen die für die tägliche Arbeit unabdingbar sind und hatte zu dem Zeitpunkt der Projektanfrage auch schon eine Schnittstelle, für den E-Mail versandt und E-Mail empfang, integriert. So hat das THVi immer schon den E-Mail-Verkehr prozesssicher mit der Kundenakte verbunden.

Mit Weiterentwicklung der technischen Möglichkeiten und Einsatzgebiete, entstanden aber auch neue, größere Anforderungen an die Integration von Microsoft Exchange Informationen in das THVi.

Es sollte möglich sein das nicht nur E-Mails, sondern auch Kontakt, Aufgaben und Termine mit dem Microsoft Exchange synchronisiert werden. Zugleich sollte es keine Rolle mehr spielen ob an welcher Stelle man Änderungen vornimmt – im THVi, im Microsoft Outlook, auf dem Handy, auf dem iPad usw.

Egal an welcher Stelle Daten angefasst werden, diese Daten sind mit dem Hauptsystem, dem THVi, zu synchronisieren.

Wir konnten gemeinsam mit dem Kunden eine Lösung entwerfen die auf Basis des r.connect.Exchange alle gestellten Anforderungen abdeckt – r.connect.THVi.

E-Mails - einheitlicher Posteingang

Das Ziel eines einheitlichen Posteingangs war die große Überschrift als das Thema E-Mail-Integration eingeplant wurde.

Bei der Vielzahl von Kommunikationskanälen ist es schwer den Überblick zu behalten. Es gibt hausinterne Nachrichten (CRM-System, Telefonie, Chat usw.) und externe Kommunikationen beispielsweise via E-Mail.

Im Rahmen der E-Mail Schnittstelle wurde somit nicht nur der Fokus daraufgelegt, dass die E-Mails zwischen THVi und Microsoft Exchange abgeglichen werden – es wurde eine vollständige Kommunikationslösung umgesetzt die als Resultat einen einheitlichen Posteingang bereitstellt. Der Kunde hat in seinem THVi Posteingang sowohl alle internen Nachrichten als auch alle externen Nachrichten. Gleiches gilt für den Posteingang in seinem Microsoft Exchange Posteingang. Kombiniert mit der Synchronisation des „gelesen Status“, kann nun jeder Mitarbeiter mit nur einem Blick auf sein THVi, Microsoft Outlook, Handy oder Tablet seine vollständige Kommunikation einsehen und bearbeiten.

Termine - Terminplanung von Überall

Die Verwaltung von Terminen stellt auch schnell eine Herausforderung dar, wenn man von jeder Plattform Termine anlegen, bearbeiten und löschen möchte.

Habe ich einen Termin in meinem CRM-System, hier dem THVi, angelegt, dann möchte man diesen Termin direkt auf dem Handy, im Outlook und auch auf dem Tablet sehen. Genauso soll ein Termin, der in einem dieser Systeme angelegt wurde, auch im CRM-System eingetragen werden.

Auch hier konnte r.connect.THVi sein Potential zeigen. Die einfache Synchronisation von Terminen mit Microsoft Exchange Kalendern, auf Basis von Datenbank-Tabellen hat eine hervorragende Grundlage zur Bearbeitung der Anforderungen geschaffen.

So spielt es heute keine Rolle mehr an welchem Gerät die Terminverwaltung und Terminplanung vorgenommen wird – die Daten werden vereinheitlicht und überall vollständig dargestellt.

Kontakte - dynamisch & vollständig

Mit der Synchronisation von E-Mails und Terminen wurde im nächsten Schritt die Synchronisation von Kontakten/Ansprechpartner geplant.

Denkt man an Kontakte, so kann es schnell passieren das man die eigentliche Aufgabe unterschätzt. Es mag Lösung Szenarien geben, bei denen ein einfache, vollständige Synchronisation der kompletten Kontakt-Daten möglich ist – doch in der Regel befinden sich in den CRM-Daten zu viele Ansprechpartner, als das eine solche Umsetzung zielführend ist. 

Für die Kontakt-Synchronisation mit dem THVi war eine vollständige Synchronisation ebenfalls keine Option – der Adress-Stamm umfasst hier mehr als 90.000 Ansprechpartner!

So wurden im ersten Schritt Kriterien ermittelt die für jeden Benutzer definieren, welche Kontakte er mit in die Synchronisation bekommt. Ist der Mitarbeiter der Kundenbetreuer des Kunden, hat der Mitarbeiter in den letzten sechs Monaten Kontakt (E-Mail, Telefon, usw.) mit dem Kontakt gehabt….

Diese Kriterien wurden gesammelt und zusammengeführt, so dass am Ende für jeden Mitarbeiter ein dynamisch wachsender und schrumpfender Kontakt-Stamm entstanden ist. Mit dieser Methode können die Mitarbeiter sich darauf verlassen, dass immer die Kontakte verfügbar sind die benötigt werden.

Aufgaben - wissen was zu tun ist

Eine Aufgabenverwaltung gehört in jeden Werkzeugkasten eines CRM-Systems. Im Falle des THVis werden Aufgaben über eine Wiedervorlage verwaltet, so dass geplant werden kann wann welche Aufgabe mit welcher Priorität und mit welchem Termin bearbeitet werden soll.

Diese geplanten Aufgaben immer einsehen, bearbeiten und sogar neue hinzufügen zu können, war das Ziel der Aufgaben-Synchronisation.

Da die sich die Felder der Aufgaben im Microsoft Exchange zu einem großen Teil mit den Aufgaben aus dem THVi überschneiden, hat sich die Nutzung angeboten.

So können THVi Benutzer heute alle Aufgaben sowohl im THVi als auch im Microsoft Outlook, auf dem Handy oder auf dem Tablett einsehen, bearbeiten und planen.

RFID Label-Etikettendruck

Im Rahmen einer Prozessoptimierung eines großes Chemie-Unternehmens stellte sich die Anforderung schnell und einfach RFID-Etiketten erstellen zu können. Diese Etiketten sollten dann unmittelbar und automatisch in die vorhanden Prozesskette mit eingebunden werden. Dazu mussten die Anwender in der Lage sein, über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die für das Etikett und das RFID-Tag relevanten Daten einzugeben. Anschließend muss dann der Drucker angesteuert werden, um das Etikett inkl. RFID-Tag zu erstellen.

Die Komplexität dieser Aufgabe lag in den Rahmenbedingungen – möglichst geringer Aufwand für Mitarbeiterschulungen, Installation und Bereitstellung.

Die Lösung besteht aus einem Excel-Dokument, welches durch Programmierung und Customizing zu einem einfachen Eingabe-Formular umgewandelt wurde. Die Datenaufbereitung, die Berechnungen, die Kommunikation mit dem Drucker und alle Validierungen werden vollautomatisch im Hintergrund durchgeführt.

Mit dieser Lösung haben wir den Kunden überzeugen!

Benutzerfreundliche Oberfläche/Mitarbeiterschulung

Die Benutzer kannten Excel und durch das Anpassen der Oberflächen und vereinfachen der Darstellung ist ein Formular in einem vertrautem Arbeitsumfeld entstanden. Als die Lösung in Betrieb genommen wurde gab es (bis heute!) keine Rückfrage zur Bedienung und das ganz ohne Schulungen!

Installation & Bereistellung

Auch für die Installation & Bereitstellung war die Nutzung der Excel-Datei goldrichtig. Zwar stieg die Komplexität in der Programmierung etwas an, jedoch ist das Fazit aus Kundensicht hervorragend. Die Datei kann im Netzwerk hinterlegt oder lokal auf die Arbeitsplätze kopiert werden. Somit gibt es keinen messbaren Aufwand für die Installation und Bereitstellung.

Die Lösung ist nun bereits seit Monaten aktiv und das Feedback ist durchgehend positiv. Dies ist eines der Beispiele dafür, dass nur durch klare Kommunikation der Anforderungen die maßgeschneiderte Lösung gefunden werden kann.